Несомненно, очень приятно вычёркивать завершённые задачи из списка дел на бумаге, но это самый плохой способ вести учёт дел. В действительности списки дел на бумаге плохо организованы, в них могут быть ошибки, их легко потерять, и они малоэффективны. Если работа, которую вы фиксируете, не организована или не задокументирована надлежащим образом, ничего страшного. Для начала все задачи категории «разное» необходимо перенести из мозга во внешний источник. Фиксирование — это первый шаг на пути к организации дел и повышению продуктивности.

Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, всё закончится тем, что Вы будете делать простые задачи и избегать трудных. Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить. Используйте систему, позволяющую легко собирать и фиксировать информацию.

Это застоявшиеся задачи, ненужные материалы, то, что было сделано, и идеи, планы, мечты, которые больше не хочется или не нужно реализовывать. Скорее всего, будут и материалы, которые с задачами не связаны — идеи, заметки. И их стоит разметить тегом либо присвоить им лаконичное название. Для этого подойдёт отдельный список, например, «Когда-нибудь». Сюда отправляются такие задачи, которые сделать сейчас нет возможности или в них срочности.

Продолжать Придерживаться Старого Образа Жизни И Взглядов И Надеяться, Что Система Будет Сама Работать

Методика применима в любой области ― от управления бизнесом до составления распорядка дня. Аллен учит, как работать с информацией, планировать дела и распределять внимание между ними, чтобы достигать целей быстрее и без стресса. Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый чекап системы гарантирует, что вы не просто выполняете какие-то задачи, а выполняете самые важные из них. Все задачи из всех ваших проектов, для выполнения которых нужно чего-то дождаться. Также вы можете быстро отсортировать задачи по контексту, выбрав конкретную метку для просмотра всех связанных с ней задач. Например, запрос по метке @поручения покажет список всех задач с этой меткой, которые можно выполнить в обычном режиме.

Организуя и перемещая дела в соответствующие проекты, вы преобразуете их из заметок в конкретные практические задачи. Чтобы не хранить всю информацию о Покрытие кода проекте в голове, можно применить метод GTD с пятиэтапной системой фиксирования и организации дел во внешнем источнике, таком как инструмент управления работой. Ваш мозг не создан для хранения большого количества организованной информации, а вот инструменты управления работой предназначены именно для этого. Преобразование этой информации в практические задачи позволяет настроиться на долгосрочный успех.

Стадия 4 Регулярный Обзор

А дела должны быть зафиксированы в списках следующих действий, а не в календаре. Аббревиатура GTD расшифровывается какGetting Issues Accomplished. Это методология, которая помогает организовать задачи иследить за их выполнением. Автор системы планирования — Дэвид Аллен, консультант поуправлению, бизнес-тренер.

Эта система позволяет вам двигаться в сторону важных для вас целей и не тратить время на рутину. У вас должен быть простой пошаговый план того, как вы проводите еженедельную уборку в вашей системе дел. Заведите календарик, в котором будете отмечать дни, когда разбирали дела. Назначьте себе приз, если, например, за 30 дней минимум 20 вы будете очищать папку «Входящие» и вычёркивать дни в календаре. Простые действия — одношаговые действия, для выполнения которых нужно меньше двух минут.

Когда вы освободите папку 31 за текущий месяц, за ней окажется папка с названием нового месяца, а за ней папки с днями нового месяца. Аналогично на следующий год переносится папка с текущим месяцем, когда он прошёл. Вы можете отправлять послания самому себе, чтобы получать их в назначенный день. Для этого подойдёт как «Google Календарь» с напоминанием в нужный день, так и приложение для почты Boomerang, которое пришлёт вам письмо в определённое время. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить. Это может быть как почтовый ящик, так и электронный планировщик.

Хотите Больше Советов На Тему Продуктивности?

• Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь.
• Мы склонны к слишком оптимистичному планированию задач, что в итоге приводит к стрессу и пропущенным срокам.
• Цель ее применения — доводить начатые дела до результата, но начинается все именно с упорядочивания деловых процессов и особенно мелочей, которые сопутствуют всем глобальным проектам.
• Когда вы освободите папку 31 за текущий месяц, за ней окажется папка с названием нового месяца, а за ней папки с днями нового месяца.
• Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить.

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании. На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Однако он будет очень полезен, даже если вам просто нужен более организованный и систематический подход к выполнению ваших заданий. Следуя методу GTD, вы сможете разложить всё по полочкам и планомерно двигаться к достижению целей по каждому направлению. Действия зависят от категории, которую мы определили в дереве решений GTD. Посмотрим на примерах, как работать с задачами разных групп.

Аллен считает крайне важным умение сконцентрироваться на том, что вы делаете прямо сейчас. Например, разговаривая по телефону с клиентом, не стоит gtd это параллельно делать презентацию. Невозможно достичь результата, выполняя одновременно несколько дел. Чтобы повысить продуктивность, нужно отдавать максимум внимания текущей деятельности. Задания и цели систематизированы, можно приступать к их выполнению.

Для этого нужно придерживаться нескольких принципов метода. Все дела сохраняются во «Входящих» как непрочитанные, чтобы можно было вернуться к ним позже. Однако они отвлекают умственные ресурсы и по сути своей непродуктивны. Для решения этой проблемы можно преобразовывать все дела в конкретные практические задачи и сразу переносить их в свои проекты. GTD — это аббревиатура от Getting Issues Done https://deveducation.com/ (букв. — «приведение дел в порядок»), которая впервые была сформулирована Дэйвидом Алленом в 2001 году.

Если вам регулярно нужно в определённое время звонить клиентам, поставщикам или подрядчикам, для этого лучше использовать CRM-систему. Рутина — это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз — это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс. С этой ситуацией поможет справиться система Getting Things Done, описанная Дэвидом Алленом в книге, которая вышла в 2001 году и стала мировым бестселлером. Автор GTD Девид Аллен говорит, что такой обзор — критический фактор успеха.